Blog profesional

Structura inseamna: un ansamblu de reguli, reglementari, proceduri, documente care ajuta la realizarea unor obiective si care sustin eficienta si predictibilitatea unei afaceri.

Nevoia de structura apare atunci cand afacerea s-a dezvoltat suficient cat nu mai poate fi controlata,  triunghiular,  de catre proprietar. Desi 99% dintre proprietarii de afaceri realizeaza, la un moment dat, ca au nevoie de structura, 90% din cei 99% amana momentul conceperii acesteia sau, si mai rau, isi spun ca ”las, ca merge si-asa”!

Structura nu e acelasi lucru cu politicile (de dezvoltare, de resurse umane, comerciale, de abordare clienti etc). Structura e partea ”hard”, politicile sunt partea ”soft”.

Exemple de elemente de structura: fisele posturilor, procedurile de lucru, ROI, ROF, diagrame de proces, maparea legaturilor interdepartamentale, indicatori de performanta etc.

Structura nu este recomandat a fi creata de catre cineva din interiorul organizatiei, pentru ca:

• E putin probabil sa existe un angajat care sa aiba competente pe directia conceperii matricei de structura,
• Daca acesta exista, trebuie derogat 100% de la activitatile curente pentru ca nu mai are timp pentru acestea,
• Oricine din interiorul organizatiei, care ar crea sistemul, are o doza de subiectivism care poate afecta departamentele exterioare celui din care face parte,
• Pe langa competentele necesare conceperii si implementarii structurii, este nevoie de competente pe auditare si diagnosticare,
• Costurile conceperii si implementarii structurii cu personal intern, angajat, sunt mai mari decat cele cu un ”extern”,
• Controlul si monitorizarea functionarii noului sistem, sunt mai eficient a fi facute de catre un ”extern”.

Avantajele ce rezulta din existenta unei structuri:

• Afacerea devine solida si cu o valoare de piata mai ridicata, pentru situatia in care se va vinde,
• Existenta obiectivelor ajuta dezvoltarea afacerii pe directiile stabilite de owner,
• Existenta referintelor (documentelor), deja concepute si implemementate, ajuta mult la a creste capacitatea de schimbare a acestora, atunci cand e cazul,
• Procesele afacerii (vanzari, productie, contabilitate, resurse umane etc) sunt identificate corect si reglementate conform cu obiectivele trasate de owner,
• Angajatii sunt mai performanti fiind ajutati de proceduri si fise ale posturilor in care sunt detaliate activitatile si etapele proceselor,
• Integrarea in organizatie a noilor angajati se face mai usor si complet, reducandu-se astfel timpul pana la care se obtine performanta pe post,
• Se reduc foarte mult conflictele intre sefi si subalterni si intre angajatii de pe aceleasi pozitii, datorita existentei regulilor si reglementarilor,
• Se imbunatateste semnificativ retentia angajatilor si incep sa apara mugurii culturii organizationale,
• Climatul de lucru devine unul performant si generator de plus valoare pentru toti.

Am primit cateva intrebari legate de ce anume inseamna consultanta in reorganizarea afacerii oferita de mine. Raspunsul, pentru cei interesati, il gasiti mai jos. 

In primul rand tin sa va informez ca serviciile mele reprezinta o consultanta aplicata. Asta inseamna ca nu ma opresc la stadiul ulterior auditarii, care este recomandarea/sugestia/sfatul/planul de actiune ci continui procesul pana la obtinerea de rezultate. 

In urma constatarilor procesului de diagnosticare, propun solutii de imbunatatire prin conceperea efectiva a strategiilor si livrabilelor. 

Comparativ cu participarea la un curs a ownerului/directorului general, care e benefica prin faptul ca accentueaza dorinta de schimbare, serviciile pe care le ofer reprezinta punerea in practica a acestei dorinte, imbinand teoria metodologiei, cu expertiza ownerului/directorului general capatata la curs si cu experienta mea practica in a concepe strategii si livrabile. 

Pentru ca activez de ceva timp in piata consultantei in management, simt nevoia sa-mi exprim cateva idei legate de principiile care ar trebui sa guverneze o astfel de activitate profesionala. De asemenea, consider important ca cei care apeleaza la un astfel de serviciu sa aiba o minima informare despre ce inseamna consultanta in management , cum se face si cand trebuie apelat la asa ceva. 

Piata serviciilor de consultanta in management, in Romania, este inca una fragmentata si neomogenizata formata din putini "jucatori mari" si foarte multi "jucatori mici". Potentialul de dezvoltare este in continuare unul de grad ridicat, atat pe termen mediu, cat si pe termen lung. 

Din perspectiva rezultatelor concrete avem 2 tipuri de consultanta: cea de business advisory (consiliere), in care elementele centrale sunt sunt solutiile livrate la nivel conceptual, cu implicare minima in implementare a consultantului, si cea de applied consultancy (consultanta aplicata) in care, pe langa gasirea de solutii, consultantul creaza sistemul care integreaza aceste solutii astfel incat sa se obtina obiectivul dorit de antreprenor. 

Ca si proprietar de afacere, cand ai deja un sistem creat, dar care nu mai functioneaza la parametrii doriti, apelezi la business advisory. Cand nu ai sistem, obligatoriu, te duci la applied consultancy. 

Multi din propietarii de afaceri nu stiu la care sa apeleze si, implicit, fac alegeri gresite. Gresite in sensul in care isi creaza niste asteptari, chiar contractuale, si primesc efectiv altceva. Intr-un articol viitor, voi detalia si ce anume trebuie avut in vedere ca acesti owneri sa faca alegerea corecta. 

Pentru ca atunci cand am ceva de spus, sunt genul care nu tace, o sa va impartasesc o opinie, putin mai elaborata, despre un profil de antreprenor roman pe care-l gasesti intr-o buna parte din companiile mici spre mijlocii din Romania. Si nu numai! 

Din martie 2015 particip, chiar repetat, la niste cursuri de organizare strategica si sistemica a afacerii, unde, multi dintre participanti, sunt antreprenori. Din iulie 2016, am trecut si eu in randul antreprenorilor dar ca si consultant pentru categoria mai sus-mentionata. 

Din cumulul celor doua experiente de mai sus, am ajuns la niste concluzii, zic eu, ingrijoratoare pentru o parte din mediul de afaceri romanesc reprezentat de categoria de antreprenori specificata mai sus. 

In cadrul fondului de investitii unde am lucrat o buna perioada de timp, am coordonat activitatea de vanzari din 8 companii. Cum una din atributii era si instruirea directorilor de vanzari, intr-unul din team-building-urile organizate, le-am expus conceptia mea despre cum vad eu aceasta functie. Tot ce veti citi mai jos sunt, in totalitate, conceptii proprii, fara a imprumuta din ideile multitudinii de persoane, mai mult sau mai putin avizate, prezente in piata instruirilor de specialitate.

Pentru a intelege ce este important, din punct de vedere financiar si cum este condusa o companie, este util sa privim lucrurile din scaunul soferului, caci, la un moment dat, ai putea sa te afli chiar tu, managerul unui departament sau tanar antreprenor, in situatia de a lua aceste decizii.

Ce ai in fata? Sistemul de navigatie, care reprezinta strategia companiei si bordul masinii, cu instrumentele de conducere. Gandeste-te ca, in functie de ce-ti indica tabloul de bord (ceasuri, becuri), acestia reprezentand indicatorii economico-financiari, tu iei decizii, in ceea ce priveste directia in care te indrepti, traseul, viteza, atat pe termen scurt, dar si cu efecte pe termen mediu si lung.

Concluzia: finantele, pentru non-finantisti, au devenit un instrument pe care orice manager care vrea performanta nu-l mai poate evita. 

Asa ca, instruieste-te!