De ce este vitala structura in functionarea cu succes a unei companii?
Structura inseamna: un ansamblu de reguli, reglementari, proceduri, documente care ajuta la realizarea unor obiective si care sustin eficienta si predictibilitatea unei afaceri.
Nevoia de structura apare atunci cand afacerea s-a dezvoltat suficient cat nu mai poate fi controlata, triunghiular, de catre proprietar. Desi 99% dintre proprietarii de afaceri realizeaza, la un moment dat, ca au nevoie de structura, 90% din cei 99% amana momentul conceperii acesteia sau, si mai rau, isi spun ca ”las, ca merge si-asa”!
Structura nu e acelasi lucru cu politicile (de dezvoltare, de resurse umane, comerciale, de abordare clienti etc). Structura e partea ”hard”, politicile sunt partea ”soft”.
Exemple de elemente de structura: fisele posturilor, procedurile de lucru, ROI, ROF, diagrame de proces, maparea legaturilor interdepartamentale, indicatori de performanta etc.
Structura nu este recomandat a fi creata de catre cineva din interiorul organizatiei, pentru ca:
- E putin probabil sa existe un angajat care sa aiba competente pe directia conceperii matricei de structura,
- Daca acesta exista, trebuie derogat 100% de la activitatile curente pentru ca nu mai are timp pentru acestea,
- Oricine din interiorul organizatiei, care ar crea sistemul, are o doza de subiectivism care poate afecta departamentele exterioare celui din care face parte,
- Pe langa competentele necesare conceperii si implementarii structurii, este nevoie de competente pe auditare si diagnosticare,
- Costurile conceperii si implementarii structurii cu personal intern, angajat, sunt mai mari decat cele cu un ”extern”,
- Controlul si monitorizarea functionarii noului sistem, sunt mai eficient a fi facute de catre un ”extern”.
Avantajele ce rezulta din existenta unei structuri:
- Afacerea devine solida si cu o valoare de piata mai ridicata, pentru situatia in care se va vinde,
- Existenta obiectivelor ajuta dezvoltarea afacerii pe directiile stabilite de owner,
- Existenta referintelor (documentelor), deja concepute si implemementate, ajuta mult la a creste capacitatea de schimbare a acestora, atunci cand e cazul,
- Procesele afacerii (vanzari, productie, contabilitate, resurse umane etc) sunt identificate corect si reglementate conform cu obiectivele trasate de owner,
- Angajatii sunt mai performanti fiind ajutati de proceduri si fise ale posturilor in care sunt detaliate activitatile si etapele proceselor,
- Integrarea in organizatie a noilor angajati se face mai usor si complet, reducandu-se astfel timpul pana la care se obtine performanta pe post,
- Se reduc foarte mult conflictele intre sefi si subalterni si intre angajatii de pe aceleasi pozitii, datorita existentei regulilor si reglementarilor,
- Se imbunatateste semnificativ retentia angajatilor si incep sa apara mugurii culturii organizationale,
- Climatul de lucru devine unul performant si generator de plus valoare pentru toti.
